Sammanträdesprotokoll

§ 1 DAGORDNING

A Val av justerare

B Föredragningslista

C Föregående mötesprotokoll

BESLUTSPUNKTER

§ 2 Adjungerad ledamot

§ 3 Firmateckning

§ 4 Arbetsordning för styrelsen

§ 5 Vd-instruktion

§ 6 Ekonomisk rapportering

§ 7 Kommande styrelsemöten

§ 8 Attest- och utanordningsinstruktion

§ 9 ÖVRIGA FRÅGOR

A Fotografering av nya styrelsemedlemmar

B Signering av årsrapporten

– – – –

Protokollet omfattar § 1 - § 9

Justeras

Arianne Sundman, Ordförande

Mikael Gäfvert, Justerare

Linda Kinell Lindström, Protokollförare

§ 1 DAGORDNING

§ 1A Val av justerare

Beslut

Styrelsen beslutar

att utse Mikael Gäfvert att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll.

§ 1B Föredragningslista

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna den utsända föredragningslistan.

§ 1C Föregående mötesprotokoll

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll nr 2/2023 från 2023-02-16.

– – – –

BESLUTSPUNKTER

§ 2 Adjungerad ledamot

Beslut

Styrelsen beslutar

att adjungera Tommy Ytterström till Sundsvall Elnät AB:s styrelse från och med 2023-05-17 och tills vidare, dock längst till Sundsvall Elnät AB:s årsstämma 2027.

Ärendet

Vd informerar om att styrelsen sedan 2003 haft en adjungerad styrelseledamot. Tommy Ytterström har varit adjungerad ledamot under föregående mandatperiod och är till vardags vd vid företaget Pro&Pro. Förslaget är att adjungera honom även denna mandatperiod.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig genomgång av vd.

– – – –

§ 3 Firmateckning

Beslut

Styrelsen beslutar

att bolagets firma tecknas av styrelsen, av två styrelseledamöter i förening, samt av vd beträffande uppgifter som han har att sköta enligt 8 kap 29 § i aktiebolagslagen.

Ärendet

Vd redovisar underlaget. Inga ändringar föreslås.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 4 Arbetsordning för styrelsen

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa Arbetsordning för styrelsearbetet i Sundsvall Elnät AB enligt bilaga.

Ärendet

Vd går igenom Arbetsordningen. Inga ändringar föreslås.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 5 Vd-instruktion

Beslut

Styrelsen beslutar

att   att fastställa Instruktion för verkställande direktören i Sundsvall Elnät AB enligt bilaga.

Ärendet

Vd går igenom vd-instruktionen och konstaterar att inga ändringar föreslås.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 6 Ekonomisk rapportering

Beslut

Styrelsen beslutar

att ekonomisk rapportering till styrelsen skall ske enligt vad som anges under punkt D i Arbetsordning för styrelsen;

att delårsrapport till Stadsbacken AB inlämnas av vd på tider enligt fastställd tidsplan.
Delårsrapporten redovisas för styrelsen vid närmast kommande sammanträde.

Ärendet

Vd rapporterar att bolaget har haft ekonomisk avrapportering vid varje styrelsemöte samt i nyhetsbrev efter de flesta av årets månadsskiften. Detta följer styrelsens Arbetsordning,
punkt D.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 7 Kommande styrelsemöten

Beslut

Styrelsen beslutar

att   godkänna förslag till årshjul och huvudsakligt innehåll fram till och med årsstämman 2024.

att   mötet i juli hålls den 5 juli klockan 13.00-16.00 i Sundsvall Elnäts lokaler.

att   mötet i september utökas med ett styrelseseminarium och att lämpliga studiebesök i bolagets verksamhet kombineras med detta.

att   uppdra till vd att baserat på ovan skicka ut Doodle-förfrågan för övriga kommande
styrelsemöten.

Ärendet

Vd informerar om att det krävs minst fem styrelsemöten per år, för att uppfylla Stadsbackens krav på rapportering. Utöver detta föreslår bolaget ytterligare ett styrelsemöte under vecka 27, med den huvudsakliga beslutspunkten - att ta ställning till de anbud bolaget får in för första etappen gällande ombyggnad av mottagningsstationer.

Vd går igenom förslaget till årshjul gällande mötesmånader och huvudsakligt innehåll:

• Juli: Tertialrapport 1 och prognos 1 samt tilldelningsbeslut för etapp 1 av ombyggnad av mottagningsstationer.

• September: Budgetförutsättningar samt tertialrapport 2 och prognos 2.

• Oktober: Budget och mål för kommande år samt utvärdering av internkontroll.

• Januari: Bokslut och fastställande av internkontroll 2023.

• Februari: Årsredovisning samt utvärdering av styrelsens och vd:s arbete.

• Maj: Konstituerande möte samt tertialrapport och prognos 1.

Utöver styrelsemötena bör att seminarium från lunch till lunch planeras under hösten.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 8 Attest- och utanordningsinstruktion

Beslut

Styrelsen beslutar

att   godkänna uppdaterat attestreglemente och attestbehörigheter.

Ärendet

Vd redovisar underlaget. Bolaget gör årligen en uppdatering av attesträttigheter med hänsyn till nyanställda, till sådana som avslutat sina anställningar samt till personer som fått nya roller i organisationen. Vid årets översyn har bolaget även gjort förändringar i ekonomisystemets leverantörsreskontraportal i syfte att minska överlappande attesträttigheter och få effektivare och bättre fakturaflöden i verksamheten.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 9 ÖVRIGA FRÅGOR

§ 9A Fotografering av nya styrelsemedlemmar

Fotografering av nya styrelsemedlemmar sker mest sannolikt i samband med mötet i september. Kommunikationschefen, tillika protokollförare, återkommer om detaljerna kring detta.

§ 9B Signering av årsrapporten

Årsrapporten till Energimarknadsinspektionen (Ei) ska signeras av hela styrelsen under slutet av juni.

– – – –