Sammanträdesprotokoll

§ 1 DAGORDNING

A Val av justerare

B Föredragningslista

C Föregående mötesprotokoll

D Beslutslogg

§ 2 VD-INFORMATION

A Organisation och personal

B Projekt

C Koncernledningsgrupp

BESLUTSPUNKTER

§ 3 Tertialrapport 1

§ 4 Resultatrapport per maj

§ 5 Likviditet

§ 6 Årsrapport 2022

§ 7 Investering i mottagningsstation M3 Södra Berget

§ 8 Investering i mottagningsstation M4 Gärdetjärn

§ 9 Investering i mottagningsstation M6 Granlo

§ 10 Dataskyddsombud

§ 11 Förändrad styrelsesammansättning Servanet

§ 12 Fördyringar Södermalm och Östermalm

§ 13 ISO 27 000

§ 14 INFORMATION

A Intäktsreglering

B Kontrollprogram för masshantering

C Budskapsplattform och visuell identitet

D Produktionstariffer

E Dataskydd och sociala medier

F Ägardirektiv

G Övervakningsplan

H Energiomställning

I Energy Performance of Buildings Directive

§ 15 ÖVRIGA FRÅGOR

Nästa styrelsemöte hålls den 26 september 2023, klockan 13.00-16.00.

– – – –

Protokollet omfattar § 1 - § 15

Justeras

Arianne Sundman, Ordförande

Margareta Jansson, Justerare

Linda Kinell Lindström, Protokollförare

§ 1 DAGORDNING

§ 1A Val av justerare

Beslut

Styrelsen beslutar

att utse Margareta Jansson att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll.

§ 1B Föredragningslista

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna den utsända föredragningslistan.

§ 1C Föregående mötesprotokoll

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll nr 3/2023 från 2023-05-17.

§ 1D Beslutslogg

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna upprättat förslag till beslutslogg.

– – – –

§ 2 VD-INFORMATION

§ 2A Organisation och personal

• Bolaget har anställt en Teknisk projektledare till IT och en Driftplanerare på 50 procent.

§ 2B Projekt

Vd informerar om pågående projekt:

• Införande av CRM- och ärendehanteringssystemet Lime löper på enligt plan.
• Projekt för byte av Sundsvallsbornas elmätare.

§ 2C Koncernledningsgrupp

Följande punkter diskuterades på senaste mötet i koncernledningsgruppen:

• Bemanning Kundservice.
• AI-lösningar för supporten i Servanet.
• Sundsvall Energis projekt Phoenix.
• Lokal chatt GPT för exempelvis medarbetare i Kundservice.

– – – –

BESLUTSPUNKTER

§ 3 Tertialrapport 1

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna Bolagsrapport Tertial 1 med prognos 1.

Ärendet

Stabs- och ekonomichefen går igenom Bolagsrapport Tertial 1 2023 och informerar om att resultatet för T1 landar på 30,2 miljoner kronor, vilket är något lägre än budget för perioden. Baserat på detta prognostiserar bolaget med en vinst för helåret på 58,6 miljoner kronor mot det budgeterade 60,5 miljoner kronor.

Skillnaden mot budget handlar i stora drag om en minskad elförbrukning från kunderna till följd av högre medvetenhet, men även om högre regionnätskostnader och högre kostnader för nätförluster.

Bolaget kommer att erhålla en aktieutdelning från Servanet på 4,9 miljoner kronor.

Beslutsunderlag

Bilaga Bolagsrapport T1 samt muntlig genomgång av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 4 Resultatrapport per maj

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna den redovisade resultatrapporten per maj.

Ärendet

Resultatet per maj månad ligger på 36,8 miljoner kronor.

Beslutsunderlag

Bilaga Resultatrapport maj samt muntlig redovisning av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 5 Likviditet

Beslut

Styrelsen beslutar

att   godkänna likviditetsrapporten.

Ärendet

Stabs- och ekonomichef sammanställer inför varje styrelsemöte en prognos för bolagets likviditetsutveckling och för eventuell planerad nyupplåning. Likviditeten ligger mellan -16 miljoner kronor och -39 miljoner kronor resten av året. Vi utnyttjar checkkrediten i samråd med kommunens internbank.

Beslutsunderlag

Bilaga Likviditetsprognos juni samt muntlig redovisning av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 6 Årsrapport 2022

Beslut

Styrelsen beslutar

att   godkänna Årsrapport 2022.

Ärendet

Enligt Ellagen ska elnätsverksamheten särredovisas och en årsrapport ska årligen skickas till Energimarknadsinspektionen (Ei). Rapporten innehåller tekniska och ekonomiska nyckeltal för bolagets elnätsverksamhet.

Beslutsunderlag

Bilaga Årsrapport 2022 samt muntlig redovisning av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 7 Investering i mottagningsstation M3 Södra Berget

Beslut

Styrelsen beslutar

att inom en investeringsram om 62 Mkr genomföra en förnyelse av mottagningsstationen M3 Södra Berget.

Ärendet

Mottagningsstationen vid foten av Södra Bergets norra sida har uppnått sin tekniska livslängd. För att uppfylla kraven på person- och driftsäkerhet behöver stationen förnyas. Bolagets outnyttjade intäktsram från tillsynsperioden 2012-2015, tillsammans med förändringar i Ellagen från år 2021, gör detta ekonomiskt möjligt.

Förutom att stationen har uppnått sin tekniska livslängd bidrar en ombyggnad även till att möjliggöra den energiomställning som behövs samt att en ombyggnad sammantaget bedöms minska miljöpåverkan.

Upphandling för att genomföra ombyggnaden sker i två delar, varav den första handlar om transformatorupphandling och upphandling för stationsåtgärder för ytterligare två mottagningsstationer. De anbud som lämnats för detta har ökat kostnadsuppskattningen för ombyggnad av M3 från tidigare beslut på 46,5 miljoner kronor till 62 miljoner kronor. Prisuppskattningen i tidigare beslut baserades på erfarenheter från liknande projekt, men med dagens förutsättningar visar det sig alltså att kostnadsbilden är betydligt högre.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av AO-chef.

– – – –

§ 8 Investering i mottagningsstation M4 Gärdetjärn

Beslut

Styrelsen beslutar

att   inom en investeringsram om 58,7 Mkr genomföra en delförnyelse av mottagnings-
stationen M4 Gärdetjärn och utökning med ytterligare ett transformatorfack.

Ärendet

Mottagningsstationen, nordost om Sundsvalls centrum, behöver utökas med ytterligare ett transformatorfack för att kunna handha ett ökat effektuttag som planeras flytta över från mottagningsstationen M9 Korstaverket, en station som kan vara aktuell för avveckling. Samtidigt rustar bolaget upp de befintliga transformatorfacken i M4. Bolagets outnyttjade intäktsram från tillsynsperioden 2012-2015, tillsammans med förändringar i Ellagen från år 2021, gör detta ekonomiskt möjligt.

M4 har dessutom delvis uppnått sin tekniska livslängd och för att uppfylla kraven på person- och driftsäkerhet behöver delar av stationen förnyas.

M4 är placerad inom samma ställverksområde som E.ON har verksamhet. E.ON är idag dessutom huvudman för stationen och planerar en genomgripande förnyelse av sina anläggningsdelar vid M4, varför upprustningen för Sundsvall Elnät passar väl i tid.

En ombyggnad av M4 bidrar även till att möjliggöra den energiomställning som behövs samt att en ombyggnad sammantaget bedöms minska miljöpåverkan.

Upphandling för att genomföra ombyggnaden sker i två delar, varav den första handlar om transformatorupphandling och upphandling för stationsåtgärder för ytterligare två mottagningsstationer. De anbud som lämnats för detta har ökat kostnadsuppskattningen för ombyggnad av M4 från tidigare beslut på 22,6 miljoner kronor till 58,7 miljoner kronor, dock har vissa delar tillkommit i projektet som inte var med i ursprungligt beslut. Prisuppskattningen i tidigare beslut baserades på erfarenheter från liknande projekt, men med dagens förutsättningar visar det sig alltså att kostnadsbilden är betydligt högre.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av AO-chef.

– – – –

§ 9 Investering i mottagningsstation M6 Granlo

Beslut

Styrelsen beslutar

att   inom en investeringsram om 52,8 Mkr genomföra en förnyelse av mottagningsstationen M6 Granlo.

Ärendet

Mottagningsstationen, nordväst om Granlo bostadsområde, har uppnått sin tekniska livslängd. För att uppfylla kraven på person- och driftsäkerhet behöver stationen förnyas. Bolagets outnyttjade intäktsram från tillsynsperioden 2012-2015, tillsammans med förändringar i Ellagen från år 2021, gör detta ekonomiskt möjligt.

Förutom att stationen har uppnått sin tekniska livslängd bidrar en ombyggnad även till att möjliggöra den energiomställning som behövs samt att en ombyggnad sammantaget bedöms minska miljöpåverkan.

Upphandling för att genomföra ombyggnaden sker i två delar, varav den första handlar om transformatorupphandling och upphandling för stationsåtgärder för ytterligare två mottagningsstationer. De anbud som lämnats för detta har ökat kostnadsuppskattningen för ombyggnad av M6 från tidigare beslut på 36 miljoner kronor till 52,8 miljoner kronor. Prisuppskattningen i tidigare beslut baserades på erfarenheter från liknande projekt, men med dagens förutsättningar visar det sig alltså att kostnadsbilden är betydligt högre.

Stationen är belägen i direkt anslutning till E.ON:s regionnätsstation för norra Hälsingland, Medelpad och södra Ångermanland. E.ON som idag även är huvudman för stationen planerar viss ombyggnad av sina delar.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av AO-chef.

– – – –

§ 10 Dataskyddsombud

Beslut

Styrelsen beslutar

att   utse Camilla Eriksson, kommunstyrelsekontoret i Sundsvall, till dataskyddsombud för Sundsvall Elnät.

Ärendet

Enligt dataskyddsförordningen ska alla myndigheter ha ett dataskyddsombud. Kommunstyrelsen i Sundsvall har nu beslutat att utse Camilla Eriksson vid kommunstyrelsekontoret till nytt dataskyddsombud – efter det tidigare dataskyddsombudet. Sundsvalls kommun har nu uppmanat nämnder och bolag inom Stadsbackenkoncernen att göra detsamma och anmäla detta till IMY, Integritetsskyddsmyndigheten.

Beslutsunderlag

Bilaga Årsrapport 2022 samt muntlig redovisning av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 11 Förändrad styrelsesammansättning Servanet

Beslut

Styrelsen beslutar

att   förklara sig inte ha något att erinra mot att delägarna i Servanet tecknar aktieägaravtal i överensstämmelse med bifogat förslag; samt

att   godkänna förslag till ny bolagsordning för Servanet AB; samt

att   utse ytterligare en styrelseledamot till Servanets styrelse.

Ärendet

BTEA:s utträde ur Servanet förändrar styrelsesammansättningen. Ägarbilden i Servanet ser i nuläget ut enligt följande:

Timrå har vid Servanets ägarmöte i december 2019 framfört önskemål om en ordinarie styrelseplats utifrån sitt aktieägande. Nu är det därför lämpligt att genomföra den, av Sundsvalls ägarombud, föreslagna förändringen om att Timrås suppleantplats blir ordinarie och att Sundsvall får ytterligare en ledamot. På det viset behåller Sundsvall ett bestämmandeinflytande i styrelsen och Timrå får en styrelseplats, detta samtidigt som antalet ledamöter och suppleanter sammantaget inte blir fler än då BTEA var delägare och hade en suppleantplats.

Nuvarande fördelning är tre ledamöter från Sundsvall, två från Härnösand och en från Ånge samt en suppleant vardera från Ragunda, Strömsund och Timrå.

Enligt kommunallagen och bolagsordningen måste förändringar i bolagsordningen godkännas av kommunfullmäktige, eller motsvarande, i ägarkommunerna. Bifogade handlingar har nu reviderats i enlighet med förslagen från ägarmötet i december 2019. Föreslagen förändring av styrelsens sammansättning föranleder inga ändringar i ägardirektivet.

I samband med dessa föreslagna ändringar i bolagsordningen är det lämpligt att, på Bolagsverkets uppmaning, justera ordet ”årsstämma” till ”bolagsstämma” i nämnda handling.

Beslutsunderlag

Skrivelse, bilagor samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 12 Fördyringar Södermalm och Östermalm

Beslut

Styrelsen beslutar

att   anta nya uppskattade kostnaden för att fullfölja hela entreprenaden på Södermalm och Östermalm till 24 Mkr.

Ärendet

Projekt Södermalm – Östermalm är uppdelat i fyra delprojekt men drivs i entreprenaden som ett gemensamt projekt. Projektet består av luftledning som ersätts med kabelnät i marken. Mellanspännings- och lågspänningskablar i området ersätts på grund av åldersskäl och kapacitetsbrist. Dessutom ingår byte av två nätstationer.

Inför kontraktsskrivning godkändes en kostnadsökning på 13,54 miljoner kronor. På styrelsemötet i september 2022 godkändes ökade kostnader på 16,5 miljoner kronor och sedan på styrelsemötet i februari 2023 togs ytterligare nytt beslut på 20 miljoner kronor. Nu uppskattas den slutliga prognosen till 24 miljoner kronor.

Tidigare godkända kostnadsökningar härleds till ökade mängder schakt, mer asfalt och återställningar, mer trafikavstängningar och fler hinder i marken. Även kostnader för skarvplatser samt att hinder i marken senarelagt arbetet till vintertid har gjort projektet än mer kostsamt.

Nu står det dessutom klart att det blir schakt i gata, vilket dragit upp prognosen ytterligare då den installationen är betydligt dyrare än att få nyttja trottoaren. Skälet till fördyringarna beror till stor del på kommunens nya grävbestämmelser, vilket flaggats för tidigare.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av AO-chef.

– – – –

§ 13  ISO 27000

Beslut

Styrelsen beslutar

att   implementera ISO 27000 i verksamheten; samt

att   vi noggrant överväger kostnaderna och fördelarna innan vi fattar ett beslut kring en certifiering.

Ärendet

Sundsvall Elnäts informationssäkerhetsarbete har kommit till en punkt där man bedömer att ett arbetssätt i enlighet med ISO 27000 skulle gagna verksamheten för att öka bolagets informationssäkerhet, förtroende, effektivitet och medvetenhet.

Väljer styrelsen att besluta kring ärendet bör bolaget genomföra en gap-analys till grund för arbetet och en intern revision innan en extern auktoriserad certifieringsorganisation nyttjas för arbetet.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 14 INFORMATION

§ 14A Intäktsreglering

Energimarknadsinspektionen, Ei, har planerat att göra förändringar i metoden för hur elnätsföretagens intäktsramar beräknas för tillsynsperioden 2024-2027. Nu har Kammarrätten beslutat att Ei inte får begära in de uppgifter som krävs för att genomföra metodbytet till kommande reglerperiod, varför Ei inte kan gå vidare med en ny beräkningsmodell. Det innebär att den nuvarande modellen fortsatt kommer att gälla för den kommande perioden fram till och med år 2027.

Ett pausat metodbyte kan dock ändå innebära att vissa delar av nuvarande metod justeras i form av ingående kostnadskomponeneter, effektiviseringskrav och beräkningar från Ei. Bolaget inväntar därför ytterligare information från myndigheten, i synnerhet kring en ny föreskrift om hur inrapportering ska gå till.

Ei:s ambition är nu att genomföra metodbytet till tillsynsperioden 2028-2031.

Underlag

Bilagor samt muntlig föredragning av vd.

§ 14B Energiavstämning

Miljökontoret vid Sundsvalls kommun ålägger Sundsvall Elnät att redovisa rutiner för hur man arbetar för att minimera den påverkan som markarbeten kan ha på människors hälsa och miljö.

Vidare åläggs bolaget att tillämpa miljökontorets kontrollprogram för omgivningspåverkan, vilket ökar den administrativa bördan i verksamheten, fördyrar schaktarbeten och förlänger tillståndsprocesserna i investeringsprojekten.

Underlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

§ 14C Budskapsplattform och visuell identitet

Sundsvall Elnät har levt med nuvarande visuella identitet sedan 2013 och tillhörande budskapsplattform längre än så.

För att framförallt synliggöra den roll gällande energiomställning och elektrifiering som bolaget har i Sundsvall är det dags för förändring – både i budskap och visuellt. Ett annat tungt vägande argument till förändring är att draksymbolen, som idag finns i logotypen, inte är förenlig med den grafiska profil som kommunen vill att bolagen har.

Underlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av Kommunikationschef och kommunikatörer.

§ 14D Produktionstariffer

Energimarknadsinspektionen, Ei, har beslutat att alla elproducenter, även mindre produktionsanläggningar, ska betala en nätavgift som speglar de faktiska kostnaderna för inmatning av el.

Eftersom elmarknadsförordningen och ellagen går emot varandra finns det en stor osäkerhet hos många elnätsföretag och producenter om vilka regler som gäller. Men nu är beslutet taget om att reducerad inmatningsavgift för småskaliga elproduktionsanläggningar enligt Ei inte får tillämpas.

Det gör att Sundsvall Elnät nu utarbetar nya tariffer för denna kundkategori.

Underlag

Bilaga samt muntlig föredragning av vd.

§ 14E Dataskydd och sociala medier

Sundsvall Elnät har via ett projekt på cirka ett halvår genomfört konsekvensbedömningar av hur alla bolagets sociala mediekanaler står sig mot dataskyddsförordningen och skyddet för den enskilde individen som befinner sig på plattformarna – Facebook, Messenger, Instagram, LinkedIn och YouTube.

Bedömningarna som gjorts av Stadsbackens bolagsjurist samt Sundsvalls kommuns dataskyddsombud visar att det finns vissa risker för de registrerade som använder bolagets plattformar. Dock anses fördelarna överväga nackdelarna med bolagets användande av dessa plattformar – som trots allt är väsentliga för att kommunicera med kunderna där de finns.

Bolaget genomför nu på projektets initiativ vissa åtgärder löpande för att kanalerna ska bli ännu säkrare för kunderna att vistas i – kopplat till dataskydd och tredjelandsöverföring.

Ett medskick från styrelsen är det skulle kunna finnas effektiviseringsvinster att hitta synergier i Stadsbackens bolag kring sådana här projekt. Kommunikationschefen tar med sig synpunkten till Stadsbacken.

Underlag

Skrivelse, bilagor samt muntlig redovisning av kommunikationschef.

§ 14F Ägardirektiv

Kommunstyrelsekontoret (KSK), har utarbetat nya ägardirektiv för bolagen i koncernen som nu gått till Kommunstyrelsens Finansutskott för vidare beslut i Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. Tidigt i processen fördes en dialog med bolagen, men sedan har texterna utarbetats helt på egen hand av KSK, utan förankring med bolagen.

För Sundsvall Elnät har det resulterat i att flera av skrivningarna är problematiska och att avkastningskravet är oförenligt med EU-direktiv, lagar, förordningar och myndighetsbeslut som bolaget har att följa.

Underlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

§ 14G Övervakningsplan

Elnätsföretag som ingår i en koncern som bedriver produktion av, eller handel med, el ska årligen upprätta en övervakningsplan och rapportera de åtgärder som vidtagits enligt planen. Åtgärderna ska motverka diskriminerande beteende gentemot övriga aktörer på elmarknaden.

Sundsvall Elnät har skickat in planen till Ei i god tid samt informerat i de kanaler som krävs.

Underlag

Skrivelse, bilaga samt muntlig föredragning AO-chef.

§ 14H Energiomställning

I Energiföretagens rapport ”Sveriges elbehov 2045, hur stänger vi gapet?” talas om den nya tidsepoken, skiftet, där framförallt industri och transporter måste bli helt fossilfria till 2045 – stora industrisatsningar med mer än dubblerad elanvändning som följd och en total omställning av fordonsflottan.

År 2045 ska Sverige inte ha några nettoutsläpp av växthusgaser och då behövs utbyggnad av elproduktion och elnät för att kunna åstadkomma detta till en rimlig kostnad.

Underlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

§ 14I Energy Performance of Buildings Directive

EU-parlamentet antog under våren ett förslag om att alla nya byggnader ska vara utsläppsfria 2028 och offentliga byggnader redan 2026, ett förslag som rejält ska minska växthusgasutsläppen och energiförbrukningen i EU:s byggsektor för att göra den klimatneutral till 2050.

Enligt kravet så får nya byggnader som grund då inte ta energi från något nät, vare sig från gas-, el- eller fjärrvärmenät.

Enda sättet att få ta energi från befintligt nät är om köparen har ett särskilt långsiktigt avtal för elinköp av en elproducent. Det bedöms dock vara en produkt som inte vänder sig till små- eller medelstora elanvändare. Det skulle bli väldigt svårt att med dessa krav kunna bygga nya hus i Sverige, särskilt i de norra delarna av landet.

Sverige har dessutom redan ett energisystem med mycket bra miljöprestanda varför det skulle vara olyckligt om direktivet går igenom med nuvarande ordalydelse.

Förhandlingarna har dock nått en bra bit och nu återstår förhandlingar mellan Parlamentet, Ministerrådet och Kommissionen innan direktivet kan antas.

Sundsvall Elnät är därför via sina kanaler till EU:s olika direktioner involverad för att påverka den svenska positionen inför trilogiförhandlingarna inom EU.

Underlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

– – – –

§ 15 ÖVRIGA FRÅGOR

§ 10A Mötesbokning, utvärdering av styrelsearbete och vd

Inga övriga frågor.

– – – –

Nästa styrelsemöte genomförs den 26 september 2023, i samband med styrelseseminarium den 27 september.